Gestão Proficiente do Tempo

Lifestyle

Quem é que pode afirmar perentoriamente que consegue conciliar, na perfeição, o papel de profissional com o de pai(mãe) ou amigo(a) dedicado(a)? E se procurássemos encontrar estratégias para tornar o nosso dia um pouco mais produtivo? Porque não fazer da gestão do tempo parte dos nossos hábitos de vida?!

 

Ritual: Deixar algum tempo de intervalo entre as tarefas que planeamos, pode ser uma boa solução. Assim, perante algum imprevisto (que todos temos!) temos flexibilidade para reorganizar o nosso dia, mantendo os níveis de stress mais controlados.

O tempo assume cada vez mais um papel essencial em todas as dimensões da nossa vida. Com frequência passamos o dia atarefados, a correr de um lado para outro, constantemente dominados pela convicção de que o dia é sempre demasiado curto para as exigências que nos surgem. No final de muitos desses dias, é normal termos a sensação ou o breve pensamento: “Estou esgotado(a)…! E fiquei com a sensação de que o dia foi pouco produtivo…”.

Sendo “a falta de tempo” um dos dramas crónicos das sociedades modernas, influindo diretamente no equilíbrio eficiente da nossa vida profissional com a pessoal, poderia esta ser facilmente colmatada com uma gestão racional da nossa agenda pessoal, combinada com uma gestão sensata do nosso esforço real.

Na realidade, basta pararmos para pensar no facto de que o ser humano naturalmente gastará numa tarefa, o tempo que tiver disponível para a realizar. Ora, se gerirmos esse tempo de uma forma mais acertada (impondo hábitos e limites sensatos na organização desse tempo) provavelmente isso permitir-nos-á ser sujeitos mais produtivos e maximizar as nossas competências a nível profissional, mas também pessoalmente.

Para evitar que estas situações aconteçam com tanta frequência e, especialmente, para que consigamos reservar algum tempo diário para nós próprios – afinal de contas, a saúde e o seu bem-estar são fundamentais para que tudo o resto corra bem – existem algumas rotinas que podem ser implementadas através de um plano adequado de gestão do seu tempo.

 

A considerar:

Comecemos por avaliar o nosso ritmo biológico natural. Sou mais produtivo nos horários da manhã ou nos períodos da noite? Em que momento tenho mais energia ao longo do dia? Quais os momentos do dia em que sinto que há uma “quebra” de ritmo (ex. depois das refeições, depois de realizar atividade física)? Qual a altura do dia que gosto de ter livre, só para mim? Ao reconhecer estas oscilações, mais facilmente entenderemos porque é que para algumas pessoas pode não ser acertado estipular tempos de estudo seguintes à hora de almoço…

Devemos ter em atenção as características e hábitos pessoais em termos de gestão do tempo: Qual é o meu perfil? Tenho por hábito adiar uma tarefa até ao seu limite máximo? Sou aquele tipo de pessoa que se propõe a fazer tudo, mas muitas das vezes, nem metade consegue concretizar? Normalmente trabalho com um plano de ação de base ou sou relativamente indisciplinado na organização das minhas tarefas diárias?

É importante atribuir maior importância à organização do nosso espaço de trabalho! Este pode ser um dos fatores determinantes para que as tarefas se tornem mais frutuosas, minimizando perdas de tempo na procura de um papel ou evitando elementos distractores. Por norma, estou rodeado do que é estritamente necessário para determinada tarefa? Sou frequentemente interrompido no meu local de trabalho? Haverá outro sítio onde me sinta menos suscetível a distrair-me aquando da realização de tarefas mais exigentes?

Devemos ter em conta a noção de “otimismo no tempo”, ou seja, a dificuldade em sermos absolutamente realistas quanto ao tempo que verdadeiramente necessitamos para levar a cabo alguma tarefa. Por norma, tendemos frequentemente a fazer subestimações acerca do tempo que pensamos precisar. Na prática, sugerimos que seja acrescentado 1/3 de tempo à totalidade daquele que prevemos para a execução de determinada tarefa (acrescentando assim, um pequeno espaço para imprevistos e interrupções incontornáveis).

Não devemos dispensar uma agenda pessoal, seja ela eletrónica ou em papel. A organização constituirá o primeiro passo para ordenar e realizar as tarefas de forma rentável.

Organizar o dia de forma a resolver, em primeiro lugar, os problemas que mais nos preocupam. Ao tratar primeiro dos assuntos mais penosos, tudo o que lhes seguirá será tido como mais agradável. Definir e contrabalançar os objetivos pessoais e profissionais pode ser uma ótima ajuda inicial (O que vou fazer em primeiro e último lugar? Quando? Como? Porquê? O que deixei por fazer da semana passada?).

Ser realista no estabelecimento dos objetivos e metas a atingir, estipulando prazos sensatos e ponderados. Para isso, pode ser bastante útil a distinção e ordenação entre tarefas importantes (aquelas que vão contribuir diretamente para os seus objetivos) e as urgentes (aquelas que têm um prazo de finalização imediato).

Explorar a capacidade para dizer “não”! A dificuldade em rejeitar algumas solicitações que nos são dirigidas pode levar-nos ao excesso de trabalho, com consequente falta de produtividade. Parar para pensar um pouco antes de aceitar novas tarefas, pode resolver muitos dos nossos problemas.